Vita digitale disordinata? Le app non bastano. Come organizzare scadenze, note e appuntamenti

Quando le cose da fare si moltiplicano, tenere a mente tutto diventa faticoso. Spieghiamo come unire tecnologia a tecniche utili per imparare a gestirci con facilità. Dalle tavole kanban digitali ai bullet journal, per raggiungere obiettivi sempre più alti

Dopo le vacanze, tornare alla vita ordinaria porta con sé qualche effetto collaterale. Non solo nostalgia per il relax, il mare o i paesaggi. Tutto ciò che avete lasciato in sospeso torna a bussare sotto forma di scadenze. Per non perdere appuntamenti, pagamenti e impegni – e non vivere nell’ansia di esservi persi qualcosa – abbiamo selezionato un mix di software e metodi per aiutarvi nelle attività di tutti i giorni.

Iniziate con una “to do list” ben fatta. Gli elenchi con le cose da fare possono non chiarire nulla o creare perfino stress. Un consiglio pratico è di “spezzettare” le attività, in questo modo ricorderete tutti i passaggi da fare. Non è un paradosso: una to do list e dettagliata non è un peso, ma aiuta a capire che non esistono compiti insormontabili. Inoltre, in questo modo, potrete decidere cosa rimandare e cosa fare subito. Tra le app migliori per fare liste, condividere e sincronizzarle tra più device ci sono Microsoft To Do e Todoist, se vi interessano anche funzioni evolute come obiettivi e family budget.

La vecchia agenda diventa un “bullet journal”. Quando si organizza una giornata, il rischio è confondere appunti con appuntamenti, svago con scadenze. I bullet journal aiutano a sbrogliare il tutto. Non servono strumenti costosi: funzionano con qualunque agenda, attraverso punti elenco “speciali”: qualunque attività deve essere preceduta da un simbolo. Un puntino indica un compito, un cerchio un evento, una linea i vostri pensieri. Questi tre simboli poi si trasformano in una croce se sono stati portati a termine, in un maggiore (“>”) se sono rimandati al giorno successivo o in un minore (“<”) se vanno riprogrammati senza una data. Per capire meglio come funziona qui potete trovare un ottimo sito web in Italiano.

Il bello dei “bullet journal” è poterli usare su carta, con brevi note. Ma esiste anche un software, chiamato “companion app” (non un sostituto dei fogli, ma un supporto ulteriore), che permette di aggiungere tag e archiviare i vostri appunti.

Capire cosa fare prima e cosa dopo. Non tutte le attività da fare sono uguali e spesso si dedicano le risorse migliori in micro-compiti che affaticano senza essere risolutivi. Allora possono aiutarvi due strumenti.

  • Il primo è la “Eisenhower Matrix” o “matrice importanza-urgenza”. Nomi roboanti a parte, è un oggetto semplice. Per iniziare a usarlo è sufficiente inserire le attività in una di queste quattro caselle: “importanti e urgenti” (sono le cose da fare subito); “importanti ma non urgenti” (le attività da fare, pianificandole in un secondo momento); “non importanti ma urgenti” (sono quelle cose per le quali possiamo chiedere l’aiuto di una persona fidata per portale a termine) e, infine “non importanti e non urgenti” (sono i compiti che possono essere eliminati o rimandati a un momento in cui avrete più calma). Se volete approfondire, ecco una guida completa.
  • Il secondo si chiama “tavola Kanban”. È uno strumento più sofisticato e ne esistono molte versioni. La declinazione più utile per le attività personali consiste nell’assegnare ai compiti 3 colonne in cui spostare i vostri task: la prima contiene l’elenco delle cose che avete programmato (o Options); la seconda è per le attività in corso (o Doing) e l’ultima è per le cose fatte (Done). Il segreto per farla funzionare è mantenere in equilibrio le tre colonne, per esempio non iniziare troppe cose affollando la colonna Doing e, se l’area Done è piena di cose fatte, potete ritenervi soddisfatti, senza affaticarci troppo.

Potete usare uno dei due strumenti a seconda delle vostre esigenze. Se volete utilizzare il tutto su carta, i post-it sono un ottimo aiuto, oppure, in digitale, Trello è un software molto comodo: consente di creare queste colonne, di inserire le attività e di spostare in una sezione o un’altra a seconda dell’“avanzamento”.

Sfruttare il tempo al meglio coi “pomodori”. Si può aver organizzato il tutto al meglio, ma non riuscire a portare a termine nulla. Perché è fisiologico che l’attenzione cali dopo un intervallo di tempo limitato. Allora potete affidarvi a un classico del “time management”: la tecnica del pomodoro (il nome deriva dai timer da cucina a forma del frutto, molto diffusi negli Stati Uniti). La tecnica consiste nel suddividere il tempo in pomodori. Ogni pomodoro è composto da 25 minuti, in cui dovreste focalizzarvi sul compito, dopodiché bisogna forzarsi a 5 minuti di relax: parlare con qualcuno, alzarsi dalla sedia, qualunque cosa tranne il vostro compito. Ogni quattro pomodori c’è una una pausa più lunga, di 20-30 minuti. E poi, dal quinto pomodoro, si ricomincia. È una tecnica valida anche per stimare anche il tempo necessario a fare attività ricorrenti.

Per gestire la tecnica del Pomodoro è sufficiente un qualunque timer ma, se volete qualcosa di più sofisticato, in grado di misurare le vostre performance e, in più, organizzare i task (suddividendoli, ripetendoli, annotando informazioni aggiuntive), uno dei software migliori è Focus To-Do, disponibile per ogni piattaforma (Windows, Mac, iOS e Android).

E voi, quali sono le tecniche per organizzare tempo e attività che vi aiutano di più?
C’è un metodo che vi sentite di consigliare?

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