Le regole della riunione perfetta

Nella vostra azienda spesso vi trovate a partecipare a meeting disorganizzati e che non portano a conclusioni concrete? Provate con questi consigli e con “la regola delle due pizze di Amazon»

Jeff Bezos ha una regola, che ad Amazon chiamano «la regola delle due pizze»: una riunione non deve durare più del tempo necessario per mangiare due pizze, né devono partecipare più persone di quelle che si possono sfamare con due pizze (pizze americane, quindi grandi, ma comunque il concetto è: poche persone). Scherzando, si potrebbe dire che Bezos è diventato una delle persone più ricche del mondo perché non ha sprecato tempo in riunioni. I meeting sono importanti, nessuna azienda e nessun gruppo di lavoro può davvero farne a meno: ma a quanti di voi è capitato di perdere interi pomeriggi in incontri nei quali tutti vanno fuori tema e alla fine non si prende nessuna decisione importante? Ecco, più o meno a tutti. Lo strumento riunione, però, può essere salvato. Ecco una serie di consigli pratici per riuscirci già dalla prossima.

Stabilite le regole prima di iniziare. Roger Schwarz, psicologo delle organizzazioni, su Harvard Business Review le definisce «ground rules», le regole del campo. Sono sufficienti cinque minuti per consolidarle e confermarle, anche sulla base delle riunioni tenute in passato dallo stesso gruppo, ma eviteranno a tutti di perdere tempo in seguito. Durata, turni di parola, obiettivi. Ogni gruppo può avere le sue, ma c’è un’avvertenza importante: deve essere il capo o comunque chi sta gestendo la riunione a stabilirle. Sulle ground rule non ci può essere democrazia, altrimenti c’è il rischio di finire a fare riunioni per decidere come organizzare le riunioni.

I partecipanti: pochi ma buoni. Chi deve essere invitato alla riunione? Google ha un metodo più semplice (e dietetico) delle due pizze di Amazon: non si possono convocare più di dieci persone. L’obiettivo è far partecipare solo quelli che hanno qualcosa da dire e quelli che possono decidere, gli inviti diplomatici (I classici: «Chiedo anche a lui di venire, altrimenti si offende») sono inutili e controproducenti. Ricordate: l’efficacia di una riunione è spesso inversamente proporzionale al numero di partecipanti. Più persone devono parlare (e decidere) e meno decisioni saranno prese.

Ventidue minuti possono bastare. Questa è una regola generale del comportamento umano: le persone tendono a usare tutto il tempo a loro disposizione far svolgere un compito. Se ho due giorni per scrivere un testo, impiegherò due giorni. Se ho due ore, ci metterò due ore. Vale la stessa cosa per le riunioni. Mettere un limite di tempo piuttosto basso (molti, in Silicon Valley usano ventidue minuti) permette a tutti di pensare e agire in modo più veloce e produttivo.

Tutti allineati prima di cominciare. Le riunioni servono per confrontarsi, per argomentare e per prendere decisioni. Non per farsi una cultura sul tema oggetto della riunione. Per questo motivo, tutte le informazioni rilevanti alla conversazione devono essere condivise prima dell’incontro, in tempo utile per consentire a tutti di arrivare a pronti. Può essere utile delegare questo compito, condividere le informazioni rilevanti, a un membro del team. Corollario: tutti i gruppi di lavoro tendono a perdere tempo perché non s’intendono sulle parole, su «cosa significa cosa». Un documento esplicativo che assegni un significato univoco a concetti che nel vostro ambito di lavoro possono essere fraintesi può diventare uno strumento utile.

Limitate l’uso di PowerPoint. Jeff Bezos ha vietato l’uso di PowerPoint nelle presentazioni dentro Amazon. Altri usano la regola Twitter: sintesi estrema, al massimo 140 caratteri per slide (anche se i tweet ora hanno raddoppiato lo spazio, voi attenetevi a 140). Le slide devono essere il più possibile visive, il loro scopo è essere un supporto alla conversazione, non sostituire la conversazione.

Il multitasking non esiste. Dieci anni fa sarebbe stata una banalità, oggi purtroppo non più: per comprendere a fondo un argomento, bisogna essere concentrati su quell’argomento. Questo vuol dire che per la (breve, come proposto sopra con i metodi di Amazon o Google) durata dell’incontro, i telefoni devono essere in modalità aereo e l’uso dei laptop e dei tablet deve essere limitato allo stretto necessario richiesto dalla riunione.

Libertà di parola e di pensiero. Tutti devono poter parlare. Una volta stabilite dall’alto le regole, la riunione deve essere il più possibile orizzontale (per questo è utile essere in pochi), e tutti devono sentire di poter dire la propria idea. Ne va del futuro dell’azienda: a volte le proposte migliori, le più innovative, sono quelle che vengono censurate per paura del giudizio altrui. In Creativity Inc., Ed Catmull, fondatore della Pixar, spiega il successo dei loro film e le decine di Oscar vinti anche grazie a uno strumento chiamato Braintrust, una serie di riunioni in cui tutti avevano il diritto di esprimersi in libertà sul film che Pixar stava producendo in quel momento. Grazie alle proposte in libertà del Braintrust sono uscite alcune delle migliori idee della storia del cinema di animazione recente.

Siate rispettosi di tutti. Per una riunione nella quale tutti sentano di potersi esprimere liberi dalla censura e dal giudizio degli altri, è necessario che ci sia un clima di rispetto. Questo clima innanzitutto riflette la cultura aziendale (in aziende poco rispettose, purtroppo, ci saranno riunioni poco rispettose), ma può essere creato attraverso una serie di regole di comportamento. Per esempio: discutere l’idea, mai la persona che la propone. Ancora: non far mai trascendere la discussione sul piano personale. Infine: focalizzarsi sull’interesse (cosa fa il bene dell’azienda o del progetto?) e mai sulla posizione (Chi ha ragione?).