Non perdere tempo con la mail!

Sette giorni di lavoro persi per le mail. 15 minuti al giorno, 55 ore l’anno, quasi sette giorni lavorativi: una quantità di tempo enorme, persa ogni dodici mesi nella gestione dei messaggi di posta elettronica. I motivi per cui s’indugia più del dovuto davanti a una mail possono essere moltissimi. Spesso si tratta di messaggi poco chiari, per capire il cui contenuti bisogna fare sforzi o, addirittura, chiedere ulteriori chiarimenti. Ma ci sono anche le mail inutili, di cui si potrebbe fare a meno, o quelle di cui si è soltanto destinatari in copia, che possono anche essere ignorate. Per ottimizzare i tempi, la gestione della posta elettronica deve essere il più possibile concentrata in alcuni momenti della giornata. Ecco alcuni consigli.

Sfruttare l’oggetto. Le mail con oggetto vuoto, o generico, comportano una perdita di tempo perché non si riesce a capire subito di che cosa si parla. Quando si scrive tenere presente che l’oggetto è il titolo della mail: deve essere chiaro e attirare l’attenzione (a proposito di come scrivere una mail, trovate qualche consiglio in questo nostro pezzo di qualche mese fa).

Uso dei destinatari. Le mail inviate a più destinatari contemporaneamente spesso sono molto generiche e non danno grosse informazioni. Decidere con cura e soltanto dopo aver scritto a chi mandare il messaggio evita gli invii accidentali. Tenere presente che:

• I destinatari della mail “A” sono quelli che si vuole tenere informati veramente, cioè le persone cui si telefonerebbe per dire ciò che è stato scritto.
• I destinatari “CC” non sono indispensabili nell’economia della comunicazione, spesso s’informano per il loro elevato livello gerarchico.
• I destinatari “CCN” servono soprattutto a non distrarre i reali destinatari della mail.

Se alcuni messaggi sono inviati a determinate persone su base regolare creare gruppi (o liste di distribuzione) con i rilevanti destinatari aiuta a risparmiare tempo e a sfoltire la posta in uscita.

Ricevere. Consultare la posta dallo smartphone non migliora la gestione della casella. Se non si hanno esigenze particolari, concentrare la lettura delle mail in alcuni momenti della giornata. Usare sistemi di classificazione automatica e bloccare le notifiche, quegli avvisi che spuntano sul lato dello schermo del pc e che nella maggior parte dei casi distraggono soltanto.

Rispondere. Anche questo è un punto importante per la gestione del tempo. Rispondere soltanto quando è necessario. Se un messaggio genera un grappolo di mail (thread) è opportuno fare riepiloghi periodici per non perdere il filo del discorso. Attenzione, infine, alle risposte di getto: meglio scrivere, rileggere e soltanto dopo inviare.

Firme automatiche. Le firme automatiche nella mail permettono di aggiungere loghi, video, link e altre informazioni utili. Si può scegliere di avere firme diverse anche a seconda del destinatario: impostarle permetterà di non perdere tempo nella scrittura.

Archiviare e cancellare. Una volta lette, archiviare le mail in cartelle divise per argomento, o per destinatario. Ritrovarle, in questo modo, sarà più semplice. Ricordarsi, poi, che circa la metà delle mail ricevute può essere cancellato. Se contengono qualcosa d’importante archiviarle in cartelle specifiche. In caso contrario (o se è l’ennesima e-mail di una lunga discussione con tutte le risposte allegate), mantenere soltanto l’ultima e cancellare il resto.