Io viaggio per lavoro

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Gestire al meglio una trasferta in un’altra città o all’estero: dagli spostamenti alla nota spese, tutto quello che c’è da sapere

Una riunione improvvisa in un’altra sede dell’azienda, un cliente da raggiungere in un’altra città e improvvisamente ci si ritrova a organizzare un viaggio di lavoro. Ma alcune accortezze, molto semplici, possono facilitare l’impresa.

Un bagaglio a mano sempre pronto. Per prima cosa, soprattutto se si parte spesso, è bene procurarsi un trolley sufficientemente capiente con misure compatibili al trasporto aereo di più compagnie. Le regole cambiano di vettore in vettore e quindi è consigliabile controllarle sui relativi siti prima di partire, per non rischiare di dover imbarcare il bagaglio e quindi di pagare un extra (indicazioni su come preparare un bagaglio a mano le trovate qui).

Check in online e fidelity card. Molte aziende lasciano direttamente ai propri dipendenti il compito di prenotare i propri viaggi di lavoro. Se ci si sposta in aereo, dopo aver prenotato il biglietto, ricordarsi di fare il check-in online: si evitano lunghe file ai banchi d’accettazione  e si guadagna tempo.. E si risparmia, dato che diverse compagnie low cost ormai applicano un fee al check in aeroporto. Altro vantaggio: quest’operazione permette di arrivare in aeroporto anche pochi minuti prima dell’imbarco. Diverse compagnie aeree e ferroviarie prevedono programmi di fidelizzazione per i clienti che usufruiscono spesso dei loro servizi: attivare una fidelity card permetterà di accumulare punti e beneficiare di agevolazioni (il programma Millemiglia di Alitalia, per esempio, dà diritto a sale riservate in aeroporto, franchigia bagaglio ampliata, priorità in lista d’attesa, biglietti aerei a tariffe scontate ecc.). Infine, se si hanno i minuti contati, può essere il caso di valutare la selezione del posto sull’aereo, anche se a pagamento: sedendo nei posti davanti, vicino all’uscita, si è i primi a lasciare il velivolo, risparmiando così tempo prezioso.

Sportarsi con un clic. Prima di partire è consigliabile raccogliere il maggior numero di informazioni sulla destinazione: indicazioni su come spostarsi dalla stazione o dall’aeroporto all’albergo, sul clima (importante per preparare il bagaglio), sui mezzi di trasporto pubblico e su eventuali servizi di car sharing presenti in città (ve ne abbiamo parlato qui). Per praticità è consigliato anche avere un’app che aiuta nella ricerca di un taxi (qui le principali).

Poliglotta, con un’app. Se si va all’estero, poi, potrebbe essere utile avere un vocabolario a portata di mano: tra le app migliori c’è Google Translate per Android e iOS, gratuita, facile da usare e con oltre 70 lingue a disposizione. Con Traslate si digita una frase per avere la traduzione corretta ed è possibile pronunciare una parola e sentirla in una lingua diversa . Altra app molto apprezzata è iTraslate per  iPhone e Android, gratuita, con qualche lingua in meno rispetto a Traslate (una cinquantina quelle disponibili, anche in questo caso basta pronunciare o scrivere la frase per ascoltare la traduzione in lingua).

Spese, cosa e come farsi rimborsare. Compilando accuratamente la nota spese, sarà poi possibile recuperare interamente gli esborsi sostenuti durante il viaggio di lavoro. Nella nota spesa il lavoratore richiedente il rimborso deve inserire:

  • La propria anagrafica
  • il giorno e il luogo in cui è stata effettuata la spesa
  • la natura e l’entità della spesa
  • eventuali annotazioni utili ai fini del rimborso

Le spese da inserire all’interno della nota possono essere:

  • documentabili (ricevute per spese di vitto, di alloggio, di viaggio o di trasporto);
  • non documentabili (spese per parcheggi o eventuali mance);
  • forfettarie (indennità chilometriche o di trasferta)

I rimborsi funzionano in tre modi:

  1. rimborso a piè di lista: utilizzato nel caso di spese per vitto, alloggio o spostamenti (in Italia o all’estero). Le somme sono restituite in seguito alla consegna della nota spesa corredata dalle relative ricevute e scontrini. Per le spese non documentabili ci si avvale dell’auto-dichiarazione del dipendente. Il datore di lavoro può fissare dei limiti di spesa sostenibile, comunicati al lavoratore in anticipo.
  2. rimborso forfettario:  al lavoratore viene restituita una cifra forfettaria, cioè orientativa per le spese effettuate in trasferta;
  3. rimborso in forma mista: mette insieme le due soluzioni precedenti e si esplica in diverse modalità secondo criteri stabiliti dal datore di lavoro.