Documenti: quali conservare e per quanto tempo

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Ricevute, fatture, bollette: la tentazione di liberarsi degli incartamenti spesso è forte. Prima di cedere, però, meglio essere sicuri che nessuno possa pretendere qualcosa. Tutto su come e dove conservare le scartoffie

Bollette, ricevute e fatture devono essere conservate per un certo periodo per evitare inconvenienti, per esempio che un fornitore esiga un pagamento già riscosso. La legge, in particolare l’articolo 2934 del Codice Civile, prevede che un diritto, per esempio quello alla soddisfazione di un credito (cioè a essere pagati), si estingua entro un determinato periodo di tempo trascorso il quale il titolare del diritto non può più esercitarlo. Conservare gli incartamenti per un determinato periodo di tempo, quindi, mette al riparo da eventuali richieste pretestuose.

Documenti diversi, tempi di conservazione differenti. I tempi di conservazione dei documenti cambiano in base al tipo di diritto. Va comunque tenuto comunque presente che qualsiasi credito si prescrive, ossia non può più essere fatto valere) in dieci anni. Ci sono invece documenti – atti di compravendita e notarili in genere, atti di matrimonio, di separazione e di divorzio, diplomi scolastici, referti medici, sentenze del tribunale ecc. – la cui conservazione non prevede scadenza e che quindi devono essere messi al sicuro per sempre. I termini di prescrizione sono fissati per legge e variano a seconda del tipo di documento:

·      Bollette  per consumo di acqua, luce, gas, telefono: 5 anni dalla data di scadenza.

·      Spese condominiali: 5 anni.

·      Tassa nettezza urbana: 5 anni dall’anno successivo a quello di pagamento.

·      Affitto: 5 anni.

·      Mutuo: 5 anni dalla scadenza della singola rata.

·      Cambiali e parcelle dei professionisti: 3 anni.

·      Dichiarazione dei redditi : 4 anni a partire dall’anno successivo a quello della presentazione della dichiarazione. In caso di ristrutturazioni edilizie, poiché la rateazione delle detrazioni è su 10 anni, la documentazione per chiedere le detrazioni dovrà essere conservata per 10 anni + 4, quindi 14 anni.

·      Bollo auto: 3 anni dalla data di scadenza.

·      Multe stradali: 5 anni.

Dove custodire i documenti. Per sistemare i documenti occorre trovare un posto preciso – un cassetto, un armadio, un ripiano ecc. – facile da raggiungere e sicuro. Fondamentale concordare con gli altri componenti della famiglia il posto in questione, cosicché se un giorno qualcuno dovesse avere bisogno di visionare un certo documento, potrà farlo senza problemi.

In che modo suddividere le fatture. Le bollette vanno divise tra pagate e non pagate. Meglio utilizzare cartelline con appositi separatori per dividere le fatture (gas, acqua, rifiuti, ecc.), strutturando una suddivisione che agevoli al massimo la ricerca.

Separare il vecchio dal nuovo. Se, con il passare del tempo, fatture e ricevute vecchie vanno a confondersi con quelle nuove, predisporre raccoglitori distinti o, se sono molte, più raccoglitori, uno per anno, che permettano di avere sempre a portata di mano ciò di cui si ha bisogno.

E se fatture o bollette arrivano per email? Se le bollette arrivano via mail è consigliabile creare una cartella per ogni fornitore e poi archiviare al suo interno tutti i file (generalmente sono pdf) che contengono le fatture. Molto spesso i file arrivano per email e hanno dei nomi che non dicono nulla sul loro contenuto. Per rendere più comprensibile il file è sufficiente rinominarlo, mettendo il nome e la data.