Bon ton, il saper vivere bene in ufficio

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Dal look alla stretta di mano con il cliente, passando per la pausa pranzo. Piccole regole per lavorare in armonia con i colleghi...

Via foto e pupazzetti dalla scrivania. Post it e pupazzetti sulla scrivania, giacche e golf appesi ovunque, la sacca della palestra buttata sul pavimento, il cellulare che squilla durante le riunioni o gli incontri coi clienti, luci e computer lasciati accesi fino al mattino dopo. Ecco le prime cattive abitudini da eliminare per comportarsi, anche in ufficio, con bon ton. A dare indicazioni al popolo dei «cafonal» sono spesso le stesse aziende, a cominciare da Kyocera, leader dei pannelli solari. Dalla casa madre in Giappone è scattato un ordine poi declinato negli Stati Uniti e ora anche in Italia: clean desk, scrivania pulita. Via anche le foto di figli e parenti e i cartelli come l’italianissimo «non disturbate l’unico cretino che lavora». Paolo Turchini, milanese, docente di management alla Sbc, società di counseling aziendale: «Una scrivania sommersa di carte trasmette un messaggio negativo sia ai colleghi, sia ai visitatori. Occorre convincere anche gli altri a mettere in ordine almeno una volta alla settimana, e a tenere nel portafoglio le immagini delle vacanze» (a Vera Schiavazzi di Repubblica).

Le abitudini più irritanti. LinkedIn ha interrogato i suoi utenti sugli atteggiamenti più detestati in ufficio, analizzando le intolleranze più diffuse in sedici Paesi. Il risultato? I brasiliani odiano i pettegolezzi, gli indiani non tollerano le suonerie dei cellulari, i tedeschi perdono le staffe per la sporcizia, gli americani si irritano quando i colleghi prendono il loro cibo dal frigorifero. Ma quali sono gli argomenti che più fanno litigare gli italiani? Finestra aperta o chiusa, condizionatori accesi o spenti, e poi il rumore dei tacchi e i profumi troppo forti. Anche su questo il galateo aziendale detta delle regole precise: finestre chiuse, aria condizionata accesa. Mentre per i tacchi la soluzione è farli risuolare con la gomma.

Vietato raccontare dettagli della propria vita privata. Il galateo da ufficio vieta anche di tormentare i colleghi sbandierando ogni inezia della propria vita privata. Secondo Donna Letizia, la «vera signora si asterrà dal raccontare i particolari del pranzo cucinato dalla suocera, i battibecchi recenti con il consorte, l’acquisto a rate del televisore». Aggiunge Barbara Ronchi della Rocca, esperta di bon ton: «È giusto raccontare ai colleghi delle cose di sé, ma senza entrare troppo nei dettagli, propri e altrui. Anche le domande che invadono la sfera personale sono da evitare: se qualcuno ha una brutta cera, mai farglielo notare». Questo non vuol dire evitare momenti di relax comune: «Anzi, anche chi non beve il caffè, ogni tanto deve partecipare ai break. Dire sempre di no può creare antipatie» (Barbara Ronchi della Rocca al Secolo XIX).

L’importanza della gentilezza. Altri consigli di Barbara Ronchi della Rocca: «Se di fronte a sé non si ha un collega di pari grado, ma il capo, è lecito dire di no, in modo pacato, quando ci viene chiesto qualcosa che non ci spetta per ruolo professionale. Proibito, invece, fare regali ai propri superiori: è ammesso solo al pensionamento. Esiste un metodo anche per scusarsi di un ritardo: se c’è una riunione in corso è sufficiente dire “scusate” e occupare il posto libero più vicino. Bisogna dare nell’occhio il meno possibile, il motivo del ritardo è bene spiegarlo alla fine dell’incontro. Il galateo aiuta anche nelle situazioni di tensione: non sbottare in pubblico, un eventuale problema va risolto a quattrocchi. Ultimo consiglio: imparare a chiedere per favore. È educato e strategico: come dice un vecchio proverbio, “con le buone maniere si ottiene sempre tutto”, o quasi» (Barbara Ronchi della Rocca al Secolo XIX). Donna Letizia: «Un sorriso, una parola gentile saranno più utili, nei rapporti con il capo ufficio, il collega, le segretarie, il fattorino, di quanto possa esserlo il cipiglio autoritario di chi “sa quello che vuole” e “non dà confidenza ad alcuno”, illudendosi così di essere più rispettato» (Donna Letizia).

Il look da ufficio. Un tempo, sul look, la possibilità di sbagliare non c’era: tailleur per le donne, completi impeccabili per gli uomini. Ora invece il 63 per cento degli italiani (secondo una ricerca Euroffice) la mattina quando esce di casa sceglie il “casual curato”. Cioè uno stile libero e colorato che dà sfogo alla fantasia ma moltiplica anche le possibilità di sbagliare. Ecco alcuni consigli suggeriti da Sibilla della Gherardesca, nobildonna – manager che ha insegnato bon ton nelle aziende e ai master di comunicazione d’impresa, nel manuale Non si dice piacere. Le buone maniere in azienda come fattore di successo (Sperling & Kupfer Editori):

Abbigliamento maschile. Le camicie: meglio se bianche o celesti, anche a righe, purché sottili. Comunque, sempre a maniche lunghe, con il polsino che esce di qualche centimetro dalla manica della giacca. La canottiera sotto si può anche portare, ma «fate che non si veda». La cravatta: si può evitare. Comunque deve arrivare alla fibbia della cintura e non essere più larga di 8-9 centimetri. I calzini: assolutamente lunghi e mai bianchi. Scarpe ben curate, «non devono avere la suola che punta all’insù». L’abbigliamento femminile. Nel buon gusto delle lettrici l’autrice ha più fiducia: a loro dedica poche righe. Resta inteso, niente scolli o spacchi vertiginosi, sgradite pure trasparenze e aderenze, così come i tacchi altissimi («massimo 7 centimetri»). Ma c’è una stilettata anche alle signore: «Non ci si accomoda la biancheria intima dall’esterno».

Quelli che pranzano davanti al computer. Secondo un sondaggio della società di recruitment online Infojobs, il 30 per cento degli impiegati italiani salta la pausa pranzo per consumare davanti al computer il panino o l’insalata portata da casa. Un’abitudine poco chic che secondo un’altra indagine, della società di consulenze CareerBuilder, fa storcere il naso ai colleghi che scelgono il ristorante. CareerBuilder elenca quattro categorie di “mangiatori in ufficio”, ciascuna con i propri difetti.

– Il Puzzolente consuma cibi dall’odore pungente (sandwich al tonno, sardine in scatola, formaggi troppo “maturi”), spandendo un effluvio che i colleghi trovano rivoltante.

– Il Rumoroso sgranocchia patatine, cioccolata, caramelle, carote ecc. creando una “colonna sonora” che infastidisce i vicini di scrivania.

– Lo Sporcaccione lascia in giro i resti delle sue libagioni, dagli avanzi ai contenitori, insozzando lo spazio proprio e altrui.

– Il Rompiscatole vuole assaggiare il cibo che gli altri hanno sul tavolo, e finisce invariabilmente per rovesciare qualcosa su documenti o computer. Da questi comportamenti è possibile ricavare una sorta di decalogo dell’etichetta per mangiare in ufficio: coprire il computer con una copertina di plastica, non leccarsi le dita, non produrre rumori e odori sgradevoli, non sporcare, non invadere lo spazio del vicino, non continuare a lavorare (tanto non si combina granché).

I rapporti coi clienti. Altre regole, relative ai rapporti coi clienti –  tratte dal libro Business etiquette (Etas Lab).

– Al cliente si deve sempre dare del Lei.

– Al momento delle presentazioni, usare un tono di voce alto che comunichi sicurezza e disinvoltura, porre la mano verticalmente, non obliquamente (segnale non verbale di altezzosità), guardare negli occhi la persona che si ha di fronte, rassicurandola con un sorriso. Vietato dire «piacere», «lietissimo», «onoratissimo». Optare per un più semplice «Buongiorno, come sta?».

– A tavola, durante un pranzo d’affari, evitare di ordinare piatti troppo “sugosi” (potrebbero schizzare e macchiare). Al cliente sarà sempre data la posizione a tavola che è propria della dama, cioè quella con la migliore visione della sala. Se il manager è uomo e il cliente è donna è opportuno, per le regole della comunicazione non verbale, averla dirimpetto; se uomo farlo sedere a destra.

Comparative Business Etiquette L’ultima frontiera del galateo imprenditoriale è la Comparative Business Etiquette. Alla Università Bocconi di Milano c’è chi tiene già piccoli seminari di bon ton «globale e comparato». Nicola Santini, esperto di comunicazione: «Insegno ai manager a non toccare sulla testa i colleghi orientali, a non fare complimenti a quelli inglesi, a non dare del tu ai tedeschi perché la sera prima lo hanno fatto loro davanti a una birra. E soprattutto a non scandalizzarsi quando un americano ti chiede quanto guadagni. Per loro è normale».