7 consigli per una presentazione efficace

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Slide, infografiche, immagini: tutto quello che c’è da sapere per fare bella figura come relatore

È giunto il momento di rivalutare le presentazioni di lavoro. Hanno una cattiva reputazione, eppure possono aiutare la vostra carriera, migliorare il rapporto con capi e colleghi, procurare a voi o alla vostra azienda nuovi clienti. È vero, mettere in piedi una bella presentazione è una sfida, perché mescola la difficoltà di parlare in pubblico con quella di organizzare in modo efficace un documento multimediale, fatto di parole, fotografici e magari anche video. Ma l’arte di fare bella figura con una presentazione può essere coltivata: bastano un po’ di cura e di esercizio. Ecco sette consigli per partire.

  • Dillo con meno parole

    Non esagerate con il testo, non è necessario scrivere nelle slide tutto quello che direte a voce, come se queste fossero un «gobbo». La ridondanza, invece di rafforzare l’attenzione, spesso la indebolisce. È come dare al pubblico un foglio con tutto il contenuto del discorso: le persone leggeranno quello e si dimenticheranno di voi. Il primo passo per una presentazione efficace è l’opposto: tanta grafica, poco testo, solo il necessario per aiutare a fermare i concetti e prendere appunti.

  • Le slide? Sono l’ultima cosa

    «Rem tene, verba sequentur»: abbi i concetti, le parole verranno, dicevano gli antichi romani, maestri della retorica. Un paio di millenni dopo, lo stesso consiglio vale per le presentazioni. Molte persone, quando devono prepararne una, commettono lo stesso errore: partono dalla prima slide. Al contrario, iniziate sempre pensando al messaggio. Cosa volete dire? Quali sono le vostre argomentazioni? Come volete strutturarle? Prendete i primi appunti rispondendo a queste domande: carta e penna di solito aiutano a ragionare. Soltanto quando il discorso sarà chiaro e articolato, potrete trasformarlo in presentazione.

  • Fate parlare i numeri

    Uno dei vantaggi della grafica? Permette ai numeri di parlare. Il dato nudo e crudo lo direte a voce, offrendo poi il contesto per interpretarlo. Per quanto riguarda le slide: in che modo possono aiutarvi a farlo comprendere? Non è sufficiente trascrivere un dato o una sequenza di dati. Piuttosto, trasformateli in un grafico che riesca a comunicare già a una prima occhiata il significato dell’informazione. Ci sono diversi siti (come Venngage, Piktochart, Easelly per citarne alcuni) che contengono strumenti e template per creare infografiche efficaci e belle in poco tempo.  

  • Provate a dirlo con una foto

    Troppo spesso viene sottovalutato il potere delle immagini nel rendere le presentazioni efficaci. Il vostro discorso si occuperà di trasmettere concetti e informazioni, mentre piazzare nel momento giusto nel flusso delle slide una fotografia può aiutare a catturare l’attenzione di chi vi sta ascoltando. Il primo segreto per non annoiare è sempre lo stesso: variare. Anche per questo motivo, una foto pertinente, nel flusso di grafici, numeri e parole, può essere molto utile come contrappunto emozionale o ironico.

  • Piano con gli effetti speciali

    Ormai lo sanno anche gli spettatori al cinema: gli effetti speciali servono a mascherare la povertà della storia. Nel loro piccolo, anche le presentazioni funzionano così. Le transizioni, le dissolvenze, le maschere e tutti gli altri effetti dinamici delle slide devono essere dosati e usati con parsimonia. Nella maggior parte dei casi, infatti, sono solo d’intralcio alla comunicazione.

     

  • Curate tutti i dettagli

    Il destino dei dettagli grafici è questo: se sono curati e precisi, nessuno li noterà. Se sono sciatti e disomogenei, il pubblico non vedrà che quelli. La coerenza estetica è importante: con che piacere leggereste un giornale che cambi il font a ogni pagina? Dedicate del tempo ad armonizzare l’estetica: scegliete un font e un corpo per i titoli e uno per il testo, fate accostamenti cromatici gradevoli, usate layout omogenei.

     

  • Attenti al timing

    Avete fatto già le prove? Bene: fatene delle altre. Anche se le infografiche sono bellissime, i concetti avvincenti e i font perfetti, tutto rischia di essere vanificato da un cattivo tempismo. Dopo aver imparato a memoria quello che andrete a dire, studiate e limate meglio che potete i sincronismi con le slide, grafici e le foto. Proprio come per un attore sul palco, i tempo di ingresso di ogni battuta dovranno essere perfetti.