5 trucchi e suggerimenti per usare al meglio Word

Solitamente chi scrive utilizzando il pc non conosce tutte le potenzialità del software utilizzato: di seguito abbiamo riassunto per voi le funzionalità essenziali, integrate in Word e in altri programmi equivalenti.

1) Questione di stile e formattazione. La scrittura a video prevede la necessità di scegliere la formattazione di un testo per renderlo ben impaginato e gradevole alla vista. Per esempio, la scheda “Layout di pagina” posizionata nel menu di Word, consente di impostare regole quali lo spazio tra le linee, il rientro del testo dai margini, la creazione delle colonne e l’orientamento della pagina. La sessione “Carattere e stili” collocata nella scheda “Home” del programma offre invece l’occorrente per impostare tipo e dimensione dei font e utilizzare comodi stili predefiniti che consentono di formattare automaticamente il testo. Gli stili possono anche essere creati a nostro piacimento e memorizzati per utilizzarli rapidamente in futuro. Nonostante gli strumenti di abbellimento del testo siano molteplici suggeriamo comunque di badare ad essi solo al termine della scrittura.

2) Aggiungere immagini adeguate. Come per il testo, Word offre strumenti di abbellimento legati alle immagini che consentono di integrarle alla perfezione all’interno del nostro documento. Il programma permette di impostare dimensione, bordo, posizione e addirittura correggere parametri fondamentali delle foto quali luminosità e contrasto o nitidezza e sfocatura. Una figura può anche essere spostata all’interno del documento semplicemente trascinandola nella pagina. Una volta inserita un’immagine tramite la scheda “Inserisci” di Word si potrà accedere agli “strumenti immagine” ed utilizzare gli stili predefiniti dedicati alle foto quali cornice, bordo, layout e ombra. Il consiglio principale in questo ambito è di evitare l’inserimento di immagini troppo grandi per non appesantire eccessivamente il documento.

3) Protezione contro errori grammaticali. Uno degli strumenti più interessanti presenti in Word è il controllo grammaticale collocato nel menu “Revisione”. Premendo su “Controllo ortografia e grammatica” si avvierà l’analisi manuale del documento per rilevare eventuali errori di sintassi e stili grammaticali con tanto di suggerimenti di modifiche da apportare al testo. Nelle opzioni avanzate di Word troveremo lo “Strumento di correzione” che consente di impostare molti parametri legati alla grammatica tra i quali il controllo ortografico automatico e la segnalazione delle parole ripetute. Inoltre, evidenziando una parola del testo e cliccandoci sopra con il tasto destro potremo selezionare la voce “Sinonimi” per visualizzare i termini equivalenti di quel vocabolo.

4) Lavorare direttamente in cloud. Oltre alla classica versione di Word installabile su pc è possibile operare tramite browser e dispositivi mobile utilizzando lo strumento gratuito Microsoft Word Online, del tutto simile al software commerciale. Tramite la connessione di rete e internet si potranno creare documenti, salvarli direttamente all’interno del proprio account OneDrive o scaricare una copia locale di essi in formato word. Anche la soluzione Google Documenti consente di utilizzare un editor di testo direttamente online, sfruttando il proprio account Google Drive. I file creati saranno anche in questo caso conservati nel cloud e potranno essere editati da differenti luoghi e dispositivi. Operando in questa modalità risulterà più facile condividere i documenti con amici, colleghi o parenti semplicemente utilizzando le impostazioni di condivisione integrate in ciascun portale.

5) Le alternative per la scrittura. Esistono decine di applicazioni e strumenti alternativi a Word da utilizzare per scrivere semplici note o testi più complessi. Evernote per esempio può essere utilizzata su tablet, smartphone e pc tramite app o browser e consente di creare promemoria o documenti in maniera semplice e intuitiva agevolando le attività quotidiane. Programmi quali OpenOffice e LibreOffice rappresentano popolari suite gratuite per il lavoro che integrano software simili a Word con caratteristiche di modifica ed elaborazione di testo e formattazione di tutto rispetto. Per gli Apple dipendenti (abbiamo già parlato delle ultime novità dell’azienda di Cupertino, dagli Apple watch ai nuovi Macbook) citiamo il software Pages, già integrato nel sistema operativo OSX e comprensivo di tutte le funzionalità utili a creare progetti interessanti.