5 modi per gestire le e-mail risparmiando tempo

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Gran parte della giornata lavorativa è dedicata alla gestione della posta elettronica. Ecco come ottimizzare lettura, risposte e archiviazione.

Gran parte della giornata lavorativa è dedicata a rispondere, archiviare o cestinare e-mail a volte inutili. Uno spreco che riduce la produttività e, alla lunga, incide anche sulla quantità di tempo libero. Secondo il centro di ricerca Source Digit, ogni giorno in media un lavoratore dipendente invia e riceve complessivamente 116 mail e il numero è destinato a salire a 132 nel 2017. Come ridurre i preziosi minuti che si sprecano per gestire la posta elettronica? Un buon punto di inizio può essere la scelta del software per le e-mail più adatto alle proprie esigenze. Ma davanti alla casella di posta è importante stabilire l’approccio giusto. Secondo il guru della produttività Merlin Mann, si può reagire in modi diversi quando si riceve un’email: cancellare, rispondere, rimandare o agire. Ecco 5 mosse per scegliere la strategia giusta e risparmiare tempo prezioso:

1. Non aprite la casella di posta ogni volta che ricevete una notifica: distrae e rallenta le altre attività.

2. Smistate le e-mail in base a oggetto e destinatari. Quasi la metà delle mail è irrilevante. Dopo aver dato un’occhiata all’oggetto e aver determinato che vi interessa, esaminate i destinatari. Spesso si ricevono sulla casella di posta messaggi legate a notifiche di Facebook, Twitter o Instagram che creano “rumore” e fanno perdere tempo. Disattivatele loggandovi al social network che vi interessa, andando nella sezione “Impostazioni” e quindi nell’area “Notifiche”, dove troverete la voce “email”.

3. Rispondete solo se è necessario e cercate di non impiegarci più di due minuti. La regola dei due minuti permette anche di assicurarsi di non essere prolissi.

4. Se l’email che avete letto richiede di fare qualcosa, valutate se è il caso di farla subito. Spesso conviene prenderne nota su una lista e finire di leggere le altre email. Per prendere appunti potete usare lo strumento Note del Mac, le app per il lavoro come Evernote, Asana e Remember the Milk o i classici post-it.

5. Dopo aver letto, avete due scelte: archiviare o cancellare. Archiviare e organizzare le e-mail in sottocartelle agevola la ricerca di vecchi messaggi e permette di tenere in ordine la casella di posta in entrata. Una ricerca automatica in archivio dura in media 15 secondi. Contrassegnate le email promozionali che non vi interessano come “spam” per non vederle più. Se usate Gmail, potete destinarle alla sezione “Promozioni” per leggerle con calma in un secondo momento. Per farlo basta selezionare l’e-mail in questione, trascinarla manualmente in “Promozioni” e rispondere “Sì” alla richiesta di trasferire in quella categoria i messaggi di quel mittente.