5 consigli per scrivere bene un’email di lavoro 

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Come presentarsi e congedarsi, quando usare il tu o il lei, quanti link inserire e che tono usare: suggerimenti per scrivere messaggi professionali corretti

La posta elettronica è lo strumento di comunicazione più usato anche in ufficio: più rapida e diretta di una lettera su carta, la mail è comunque più formale di uno scambio a voce quindi richiede un linguaggio specifico. Trovare il registro giusto non è sempre facile. Lo dimostra la ricerca Modera i toni! La scortesia linguistica nelle email di lavoro realizzata dal Politecnico di Torino: secondo lo studio, nelle mail di lavoro quattro persone su dieci scrivono frasi poco gentili, il 26,7% esprime critiche o lamentele (specie quando si rivolge a un sottoposto) e nel 5% dei casi si arriva addirittura a insulti, minacce e allusioni sgradevoli. Ecco alcuni consigli per evitare questi errori quando scriviamo le email di lavoro.

  1. Come presentarsi e come salutare. Quando si scrive una mail a una persona che non si conosce bisogna presentarsi con naturalezza, proprio come si farebbe nel mondo reale. Non esiste un’apertura perfetta: da una parte, esagerare con gli appellativi (Prof., Ing., Spett. ecc.) può risultare fuori luogo o comico, dall’altra, commettere l’errore opposto, cioè dare troppa confidenza, omettendo il titolo quando invece ci vuole, è inopportuno. Raccontare brevemente di sé, e se si ha un sito inserire il link. Per congedarsi, peggio dei “cordiali saluti” ci sono solo “cordialmente” e “cordialità”: molto meglio “la saluto cordialmente”, “un saluto cordiale” o, se si è all’inizio della giornata o della settimana, un gentile “le auguro una buona giornata” o “buon inizio di settimana”.
  2. Quando usare il lei e quando il tu.  L’eccesso di confidenza è un pericolo da evitare: nell’incertezza, meglio dare del lei. Con la formalità, comunque, non bisogna esagerare: qualcuno usa ancora le maiuscole reverenziali nei pronomi (“Le scrivo per”, desidero inoltrarLe”, “come Lei stesso avrà notato”): formalmente l’uso è corretto, ma nel 2002 il dipartimento della Funzione Pubblica ne ha sconsigliato l’uso all’interno delle scritture amministrative definendole “retaggio di una cultura retorica”. Il tu si può usare quando ci si rivolge a un collega di pari grado oppure quando c’è una forte differenza d’età (per esempio se un superiore si rivolge a un sottoposto, mai il contrario).
  3. Faccine, maiuscole, minuscole, termini stranieri. Alcune aziende hanno proibito le faccine, definendole poco adatte ai messaggi di lavoro. A volte, però, aggiungere un’emoticon può aiutare a rendere più chiaro un concetto: se, per esempio, il capo fa un rimprovero al collaboratore, una cosa è mettere un punto, una cosa è chiudere la frase con una faccina sorridente. Ricordarsi sempre che nell’email manca il linguaggio non verbale: gli occhi, il sorriso, il tono della voce, tutte componenti che devono essere ricreate con le parole. Usare le maiuscole solo se la grammatica lo impone: leggere una frase tutta in maiuscolo è sgradevole, è un po’ come se chi scrive alzasse la voce. Preferire verbi al condizionale e richieste in forma di domanda e il pronome “noi”, che crea familiarità. Per esempio: “Apprezzo la tua soluzione, ma temo possa creare dei disguidi: potremmo trovare un’alternativa?”. Infine, i termini stranieri devono essere dosati con parsimonia: mai usarli quando esiste il corrispondente italiano.
  4. Non esagerare con i link. I link disperdono l’attenzione, spostando il lettore dall’ambiente della posta elettronica a quello del web. Meglio non inserirne più di due per mail, il rischio è distrarre l’interlocutore e annullare l’efficacia della comunicazione. Se si ha l’esigenza di indicarne molti, metterli alla fine: chi riceve la mail li guarderà solo dopo aver letto il messaggio con la dovuta attenzione. 
  5. Se si mette qualcuno in copia, dichiararlo. In generale bisogna mettere in copia solo le persone che devono condividere il messaggio per motivi di lavoro, non una di più. Se si tratta di persone che non si conoscono tra loro, prima di introdurre la questione lavorativa, far presente ai destinatari la reciproca presenza (andrà bene una frase del tipo “Ti presento il collega … che ci legge in copia”). Evitare il più possibile la “copia nascosta”, gesto poco gentile nei confronti del destinatario principale del messaggio. Se il proprio servizio di posta elettronica lo prevede, attivare l’opzione Annulla invio che, in caso di errori, permette di richiamare un’email subito dopo averla inviata.